Laurits Andersens Fond

Laurits Andersens Fond havde gennem nogen tid undersøgt mulighederne for en digitalisering af Fonden og dens arbejdsgange. Fonden så desuden en tendens til faldende kvalificerede legatansøgninger, som muligvis skyldtes et krav om at sende ansøgning med almindelig post.

Som en mindre Fond havde Fonden svært ved at finde et standardiseret, enkelt og brugervenligt fondsadministrationssystem, der opfyldte Fondens ønsker til en fornuftig pris.

Grants fondsadministrationssystem er designet til blandt andre mindre fonde og dækkede det Fonden havde behov for. Samtidig løste systemet Fondens udfordring  med at opfylde kravene til behandling af personfølsomme data, rundsendelse i bestyrelsen af fortrolig information og større filer m.v.

GrantOne leveret sammen med en hjemmeside
Da Fonden gerne ville sikre et uproblematisk samspil mellem hjemmeside og administrationssystem og desuden opnå større sikkerhed i bl.a. driften af hjemmesiden, bad vi Grant lave en ny hjemmeside til Fonden. Det har vi været meget glade for. Grant står nu også for hosting af Fondens hjemmeside, med større sikkerhed og back up end Fondens hidtidige leverandør og så oveni købet på mere fordelagtige vilkår.

Efter en forudgående præsentation for hele bestyrelsen valgte Fonden en GrantOne Premium løsning. Overgangen til elektronisk fondsadministration er forløbet meget tilfredsstillende og indenfor de aftale tidsrammer i et positivt og konstruktivt samarbejde med Grant. Fonden oplevede stor imødekommenhed for tilpasning af systemet. Vi har desuden kunne lægge mange af vores templates til breve til ansøgere m.v. direkte ind i systemet.

“Systemets direkte opkobling til Danske Forvaltning har betydet en administrativ forenkling og et bedre overblik, men ikke mindst en større sikkerhed i forbindelse med oversendelse og udbetaling af legater”

Det var for Fondens valg af system afgørende, at vi løbende kunne få hjælp til igangsætningen og drift af systemet. Det har Grant opfyldt tilfulde – de har været meget nemme at komme i kontakt med, ringer altid tilbage og besvarer hurtigt rejste spørgsmål på kvalificeret vis.

Bestyrelsen har taget godt imod GrantOne
Medlemmerne af Fondens bestyrelse har fundet systemet meget intuitivt og brugervenligt – også uden lang forudgående træning og nemmere at bruge end andre fondsadministrationssystemer.

På bestyrelsesmøderne er det f.eks. blevet væsentlig enklere og overskueligt at se og følge størrelsen af de bevilgede beløb i forhold til det til rådighed værende beløb.

Selvom Fonden kun har brugt fondsadministrationssystemet i godt 6 mdr., kan vi allerede nu se en effektivisering og lettelse af Fondens administration og ikke mindst i kommunikationen mellem administration og bestyrelse.

Som administrator har systemet givet hurtigere og bedre overblik over ansøgninger med gode muligheder for at sortere og lave let tilgængelige kommentarer til de enkelte ansøgninger. Samtidig har administrationen fået nye muligheder, som f.eks. forøget kommunikation med ansøgere – om blandt andet manglende dokumentation – på en enkel, effektiv og fortrolig måde.

Systemets direkte opkobling til Danske Forvaltning har betydet en administrativ forenkling og et  bedre overblik, men ikke mindst en større sikkerhed i forbindelse med oversendelse og udbetaling af legater.

Laurits Andersens Fond
Tue Tyge Møller