GrantOne

Tilpas GrantOne til fondens specifikke behov

Kernen i GrantOne består af en standardløsning, der håndterer de grundfunktioner som alle fonde med fordel kan benytte i et sagsbehandlingsforløb. Standardløsningens overordnede funktionaliteter er listet i den grønne boks og en mere uddybende beskrivelse kan ses nederst på siden.

For fonde med mere komplekse arbejdsgange er det nemt at udbygge standardløsningen med præcist de tillægsmoduler fonden har behov for. Du kan se en beskrivelse af de eksisterende tillægsmodulers funktionalitet herunder. Nye tilvalgsmoduler bliver løbende udviklet i samarbejde med de fonde der efterspørger dem.    

GrantOne Moduler

Standardløsningen

Nedestående grundfunktioner er tilgængelig i alle GrantOne. 

Ansøger

  • Ansøgerknap på fondens hjemmeside
  • Vejledningsskilte under ansøgningsprocedure
  • Ansøgningskategorier
  • Upload af bilag
  • Auto-Reply med kvittering
  • Samtykkeerklæring

Sagsbehandling

  • Afgræns periode i oversigten
  • Læs ansøgning
  • Fælles kommentarer
  • Prækvalificér ansøgninger
  • Beskrivende statistik
  • Historik

Administration

  • Redigérbare templates
  • Godkendere til endelig godkendelse
  • Rediger alle fondens settings
  • Dokumentarkiv
  • Udskriv beslutningsoversigt
  • Opret betalinger og exporter betalingsfil

Tillægsmoduler

Nedestående moduler kan tilkøbes og nemt tilkobles din GrantOne

Ansøgerlogin med brugerprofil

'Min side' til ansøger

Ansøgerlogin med NemID og brugerprofil

Øget sikkerhed for ansøgers identitet og login

Ansøgningsskema, specialtilrettet

Kategoritilpassede ansøgningsskemaer

Indstil ansøgninger

Indstil udvalgte ansøgninger til bestyrelsen

Administratorportal

Til administratorer for flere fonde

Udenlandske betalinger

Ansøg i udenlandsk valuta eller til udenlandsk betalingsinstitut

Udvidet betalingsmodul

Opsæt betalinger som betinget, bevilget eller i rater

Dialog med ansøger

Opfølgende dialog og dokumentudveksling i sikkert miljø

Bilagsarkiv

Hold styr på eftersendte dokumenter

Dialog med konsulent

Dialogstreng og dokumentudveksling i sikkert miljø

Egne noter

Gem dine egne noter på den enkelte ansøgning.

Sprogversioner

Tilknyt flere sprog til ansøgningsskemaerne

Underkategorier

Tilknyt underkategorier til ansøgningskategorierne

Kun inviterede ansøgninger

Hvis kategorier ikke må være synlige for offentligheden.

Konfigurable rapporter

Lav de kombinationer af dataudtræk der passer bedst til formålet

Bevillingsmail, opret flere

Individuelle svar til ansøgningskategorierne

Email-arkiv

Få en kopi af alle svar til ansøger

Genkend tidligere ansøgere

Få en markering for gengangere og tilhørende ansøgningshistorik

Automatisk bevillingskontrol

Fonde, der håndterer uddelinger, hvor godkendelsen beror på simple objektive kriterier.

Beskrivelse af grundfunktionerne i GrantOne

Ansøger

Ansøgerknap på fondens hjemmeside
Grant leverer de informationer, der skal til, for at etablere en ansøgerknap på fondens eksisterende hjemmeside. Hvis fonden endnu ikke har en hjemmeside, kan en sådan købes af Grant. Såfremt fonden ikke ønsker en offentlig søgbar hjemmeside, kan Grant levere en skjult hjemmeside, som kun inviterede ansøgere vil kunne besøge.

Vejledningsskilte under ansøgningsproceduren
For at lette ansøgningsproceduren indeholder GrantOne en række vejledningsskilte, der guider ansøgerne sikkert gennem alle faser af ansøgningen.

Indtastningsfelter til beløb, ansøgers basisinformationer samt kort beskrivelse af ansøgningsformål
I forbindelse med ansøgningsproceduren bliver ansøgeren bedt om at indtaste data, der tjener fondens legitime interesse i at kunne identificere ansøgeren og sagsbehandle ansøgningen. Selve projektbeskrivelsen og eventuelle bilag lægges op som separate PDF-filer.

Ansøgnings-kategorier
Ansøgningskategorierne er bestemt af fondens fundats. Brugeren navngiver selv de enkelte kategorier som en del af opsætningsproceduren. Kategorinavnet skal være kort og præcist.

Vedhæft uddybende beskrivelse
Den uddybende beskrivelse uploades på ansøgningssiden.

Vedhæft bilag som PDF
Udover den uddybende beskrivelse har ansøgeren mulighed for yderligere at uploade et ubegrænset antal bilag til ansøgningen: Budget, CV, samt diverse ekstra bilag.

Auto-Reply med kvittering og journalnummer til ansøger
Når en ansøgning er modtaget, sender GrantOne automatisk en kvittering til ansøgeren per e-mail. GrantOne leveres med en færdigformuleret kvitterings-e-mail. Man kan vælge at redigere eller omformulere mailen under ’Settings’.

Sagsbehandling og administration

Vælg selv periodevisning for ansøgningerne
Systemet viser automatisk ansøgningerne 6 måneder tilbage fra dags dato. Brugeren kan justere visningsperioden ved at klikke på kalenderikonet og vælge den ønskede periode.

Beskrivende statistik på ansøgninger
På forsiden er statistikken for ansøgningerne beskrevet med cirkeldiagrammer og tal. De tre cirkeldiagrammer angiver henholdsvis antal ansøgninger, ansøgt beløb og bevilget beløb.

Historik
GrantOne sletter personhenførbare data i overensstemmelse med gældende lovgivning, men systemet bevarer data, der gør det muligt at bevare ansøgningshistorikken, heriblandt den beskrivende statistik. Brugeren vil således altid kunne søge på organisationer, projekttitler eller korte projektbeskrivelser og dermed afklare, om fonden tidligere har modtaget en ansøgning på samme eller et tilsvarende projekt.
Se envidere tillægsmodul ’Genkend tidligere ansøgere’.

Læs ansøgning
Hver ansøgning visualiseres på forsiden som en bjælke. Man åbner ansøgningen ved at klikke på bjælken. Hermed får man også adgang til blandt andet projektbeskrivelse, budget og øvrige vedhæftede dokumenter. Når ansøgningen er åbnet, er det muligt at give sin foreløbig anbefaling til ansøgningen.

Tilføj nye eller udskift bestyrelsesmedlemmer
Administratoren kan under ’Settings’ altid konfigurere brugerne, for eksempel tilføje nye eller fjerne tidligere brugere og tildele brugerne rettigheder og roller som formand, tegningsberettiget bestyrelsesmedlem eller administrator.

Mødemodul
Mødemodulet letter bestyrelsens endelige behandling af ansøgninger under bestyrelsesmødet. Når mødemodulet aktiveres, genererer systemet en anonym beslutningskonsensus ved at markere ansøgningerne med farverne rød (afvist), gul (uenighed) eller grøn (imødekommet). Ved at holde musen over farve-ikonet kan man se hvor mange der har stemt hhv. anbefal, afvis eller ikke har stemt.

Dokument-arkiv (mappestruktur til fondens dokumenter)
Fra menupunktet Dokumenter på forsiden er der adgang til en række mapper med fodens fælles dokumenter. Det er nemt at oprette nye mapper og undermapper efter behov.

Fælles kommentarer til ansøgninger
Fælles kommentarer åbnes automatisk ude til højre, når man åbner en ansøgning. I dette tekstfelt kan man kommunikere med hele bestyrelsen om de enkelte ansøgninger.

Efterbehandling

Udskriv oversigt (beslutningerne fra bestyrelsesmødet)
Man kan til enhver tid oprette en PDF med en oversigt, der viser beslutningerne fra alle
sagsbehandlinger indenfor den valgte periode.

Endelig godkendelse ved tegningsberettigede/Godkendere)
Når ansøgninger imødekommes, er fondsbestyrelsens tegningsberettigede medlemmer ansvarlige for endelig kontrol og godkendelse af de tildelte beløb. Processen giver en sidste mulighed for at korrigere tildelte beløb eller flytte en ellers godkendt ansøgning retur til fornyet sagsbehandling..

Eksportér samlet udbetalingsoversigt til administrator, bank eller økonomisystem
GrantOne genererer en samlet udbetalingsfil til fondens administrator, bank eller økonomiafdeling med de endeligt godkendte ansøgninger.

Redigerbar standardmail til afviste ansøgere
Når ansøgninger afvises, sender systemet en mail med besked om afslaget til ansøgeren. GrantOne leveres med et færdigformuleret afslag. Man kan vælge at redigere eller omformulere mailen under menupunktet Indstillinger øverst på forsiden.

Redigerbar standardmail til godkendte ansøgninger
Når en godkendt ansøgning er endeligt godkendt og indberettet, sender GrantOne en mail til ansøger. GrantOne leveres med et færdigformuleret svar. Man kan vælge at redigere eller omformulere Bevilget-mailen under menupunktet Indstillinger øverst på forsiden.

Betalingsmetode: Straksudbetaling eller efter dato
Betalingsfilen genereres, når de tegningsberettigede har godkendt listen over tildelinger.