GrantOne er egnet til både små og store fonde

Ansøger

Ansøgerknap på fondens hjemmeside
Grant leverer de informationer, der skal til, for at etablere en ansøgerknap på fondens eksisterende hjemmeside. Hvis fonden endnu ikke har en hjemmeside, kan en sådan købes af Grant. Såfremt fonden ikke ønsker en offentlig søgbar hjemmeside, kan Grant levere en skjult hjemmeside, som kun inviterede ansøgere vil kunne besøge.

Vejledningsskilte under ansøgningsproceduren
For at lette ansøgningsproceduren indeholder GrantOne en række vejledningsskilte, der guider ansøgerne sikkert gennem alle faser af ansøgningen.

Indtastningsfelter til beløb, ansøgers basisinformationer samt kort beskrivelse af ansøgningsformål
I forbindelse med ansøgningsproceduren bliver ansøgeren bedt om at indtaste data, der tjener fondens legitime interesse i at kunne identificere ansøgeren og sagsbehandle ansøgningen. Selve projektbeskrivelsen og eventuelle bilag lægges op som separate PDF-filer.

Ansøgnings-kategorier
Ansøgningskategorierne er bestemt af fondens fundats. Brugeren navngiver selv de enkelte kategorier som en del af opsætningsproceduren. Kategorinavnet skal være kort og præcist.

Vedhæft uddybende beskrivelse
Den uddybende beskrivelse uploades på ansøgningssiden.

Vedhæft bilag som PDF
Udover den uddybende beskrivelse har ansøgeren mulighed for yderligere at uploade et ubegrænset antal bilag til ansøgningen: Budget, CV, samt diverse ekstra bilag.

Auto-Reply med kvittering og journalnummer til ansøger
Når en ansøgning er modtaget, sender GrantOne automatisk en kvittering til ansøgeren per e-mail. GrantOne leveres med en færdigformuleret kvitterings-e-mail. Man kan vælge at redigere eller omformulere mailen under ’Settings’.

Sagsbehandling og administration

Vælg selv periodevisning for ansøgningerne
Systemet viser automatisk ansøgningerne 6 måneder tilbage fra dags dato. Brugeren kan justere visningsperioden ved at klikke på kalenderikonet og vælge den ønskede periode.

Beskrivende statistik på ansøgninger
På forsiden er statistikken for ansøgningerne beskrevet med cirkeldiagrammer og tal. De tre cirkeldiagrammer angiver henholdsvis antal ansøgninger, ansøgt beløb og bevilget beløb.

Historik
GrantOne sletter personhenførbare data i overensstemmelse med gældende lovgivning, men systemet bevarer data, der gør det muligt at bevare ansøgningshistorikken, heriblandt den beskrivende statistik. Brugeren vil således altid kunne søge på organisationer, projekttitler eller korte projektbeskrivelser og dermed afklare, om fonden tidligere har modtaget en ansøgning på samme eller et tilsvarende projekt.
Se envidere tillægsmodul ’Genkend tidligere ansøgere’.

Læs ansøgning
Hver ansøgning visualiseres på forsiden som en bjælke. Man åbner ansøgningen ved at klikke på bjælken. Hermed får man også adgang til blandt andet projektbeskrivelse, budget og øvrige vedhæftede dokumenter. Når ansøgningen er åbnet, er det muligt at give sin foreløbig anbefaling til ansøgningen.

Tilføj nye eller udskift bestyrelsesmedlemmer
Administratoren kan under ’Settings’ altid konfigurere brugerne, for eksempel tilføje nye eller fjerne tidligere brugere og tildele brugerne rettigheder og roller som formand, tegningsberettiget bestyrelsesmedlem eller administrator.

Vis stemmefordeling
I takt med bestyrelsens sagsbehandling optæller systemet stemmefordelingen. Fordelingen vises anonymt og kan illustreres med farver og tal eller som et lagkagediagram. 

Dokument-arkiv (mappestruktur til fondens dokumenter)
Fra menupunktet Dokumenter på forsiden er der adgang til en række mapper med fodens fælles dokumenter. Det er nemt at oprette nye mapper og undermapper efter behov.

Fælles kommentarer til ansøgninger
Fælles kommentarer åbnes automatisk ude til højre, når man åbner en ansøgning. I dette tekstfelt kan man kommunikere med hele bestyrelsen om de enkelte ansøgninger.

Efterbehandling

Udskriv oversigt (beslutningerne fra bestyrelsesmødet)
Man kan til enhver tid oprette en PDF med en oversigt, der viser beslutningerne fra alle
sagsbehandlinger indenfor den valgte periode.

Endelig godkendelse ved tegningsberettigede/Godkendere)
Når ansøgninger imødekommes, er fondsbestyrelsens tegningsberettigede medlemmer ansvarlige for endelig kontrol og godkendelse af de tildelte beløb. Processen giver en sidste mulighed for at korrigere tildelte beløb eller flytte en ellers godkendt ansøgning retur til fornyet sagsbehandling..

Eksportér samlet udbetalingsoversigt til administrator, bank eller økonomisystem
GrantOne genererer en samlet udbetalingsfil til fondens administrator, bank eller økonomiafdeling med de endeligt godkendte ansøgninger.

Redigerbar standardmail til afviste ansøgere
Når ansøgninger afvises, sender systemet en mail med besked om afslaget til ansøgeren. GrantOne leveres med et færdigformuleret afslag. Man kan vælge at redigere eller omformulere mailen under menupunktet Indstillinger øverst på forsiden.

Redigerbar standardmail til godkendte ansøgninger
Når en godkendt ansøgning er endeligt godkendt og indberettet, sender GrantOne en mail til ansøger. GrantOne leveres med et færdigformuleret svar. Man kan vælge at redigere eller omformulere Bevilget-mailen under menupunktet Indstillinger øverst på forsiden.

Betalingsmetode: Straksudbetaling eller efter dato
Betalingsfilen genereres, når de tegningsberettigede har godkendt listen over tildelinger.Vis stemmefordeling