Alle GrantOne løsninger understøtter de basale arbejdsprocesser - men hvis I har komplekse behov, så kan vi også det
Ansøgningskemaer
Vi lægger stor energi i at sikre, at I får bygget de bedst mulige ansøgningsskemaer. Et velgennemtænkt ansøgningsskema har stor betydning for hele den efterfølgende proces med at identificere og sagsbehandle de bedst egnede ansøgninger.
Ansøgningsskemaerne i GrantOne kan konfigureres fra helt simple skemaer til avanceret og kompleks dataindsamling. Fælles for alle skemaer er, at brugervenlighed er i fokus, så ansøgerne let forstår og kan levere de informationer I efterspørger.
GrantOne moduler
GrantOne tilpasses den enkelte kunde ved at kombinere relevante moduler og værktøjer. Det betyder, at brugerfladen er fri for støj og minimeret til kun at vise de funktioner I har brug for.
Der er vældigt mange moduler og værktøjer at vælge mellem så listerne herunder viser blot de mest centrale. Fælles for dem er, at de understøtter jeres arbejdsprocesser, så I har bedst muligt overblik og sparer tid, uanset om jeres arbejdsgang er simpel eller kompleks.
GrantOne teamet hjælper naturligvis med at konfigurere jeres løsning, med afsæt i udredning af jeres arbejdsprocesser, brugergrupper osv.
Rettighedsstyret adgang
Den enkelte brugers adgang til værktøjer, moduler og til at se indhold, styres via rettigheder.
Dermed kan I sikre, at de forskellige brugere præcist kan se og gøre det, som deres rolle berettiger til.
Typiske roller i GrantOne er administrator, bestyrelsesmedlem, sagsbehandler, fagekspert, revisor osv.
Basisfunktioner
Alle GrantOne løsninger indeholder de mest nødvendige funktioner til behandling af ansøgninger.
Ansøgerprofil
Sagsfremstilling
Intern chat på ansøgningen
Dialog med ansøger og andre
Indstillingsværktøj
Noteværktøj
Tjeklister
Ansøgerhistorik
Bevillingskontrol
Send bevillingsbreve
Send afslag
Udbetalinger
Persondatahåndtering jf. GDPR
Skabelonarkiv
Statistik
Dokumentarkiv
Valgfrie moduler
Valgfrie moduler og funktioner aktiveres i det omfang jeres arbejdsproces kræver det. Herunder er nævnt eksempler på de hyppigst anvendte.
Ansøgningsscore
Mulighed for at angive en score per bruger på hver sag. Gennemsnit og fordeling af score kan aflæses i ansøgningsoversigten.
Automatik
Automatik kan understøtte en lang række arbejdsprocesser, hvor specifikke hændelser, kobles til at udløse handlinger. Automatik kan med fordel styre tags.
Afrappportering
Afrapporteringer kan indhentes fra bevillingsmodtagere via specifikke afrapporteringsskemaer. Afrapporteringerne kan følge et forudbestemt interval ex, løbende status- og slutrapporter.
Førstelæser
Mulighed for at tildele sagsbehandlere eller eksperter som førstelæsere. Førstelæseren, kan nemt filtrere sig frem til tildelte sager.
Invitationer
Mulighed for at håndtere ikke-offentlige ansøgningskategorier, hvor ansøger inviteres via link. Linket sendes med en udløbsdato (deadline).
Konfigurable rapporter
Definer egne rapporter ud fra al den data, der ligger på ansøgningerne. Rapporterne kan trækkes fra enkelte møder, indsendelsesdato, bevillingsdato eller en valgfri periode.
Login
Til login i board anvendes MitId, 2-faktor via sms engangskode eller authenticator-app. Tilsvarende logger ansøger ind på sin egen ansøgerprofil.
Manuel anonymisering
Mulighed for at markere sager til manuel anonymisering, dvs. sagerne undtages fra den valgte anonymiseringsautomatik (f.eks. 30 dage efter afslag, 5 år efter sidste udbetaling el. lign).
Marker sag
Mulighed for at markere en sag, hvis sagen ønskes drøftet. Efterfølgende kan markerede sager filtreres frem. Som administrator, kan du se initialer på de brugere, der har markeret sagen.
Møder
Møder oprettes med mødedato og deadline, så ansøgninger automatisk kan lande på møderne. Herfra kan de f.eks. sagsbehandles som forberedelse til et bestyrelsesmøde. Det er nemt at tilknytte eller flytte sagerne til andre møder.
Opdelte bevillinger
Opdeling af bevillinger i ansøgers disposition, fondens indkøb, reserve og skjult reserve gør det muligt at tilbageholde dele af bevillingen - og enten oplyse det til ansøger (reserve + fondens indkøb) eller lade være (skjult reserve).
Programbevillinger
Programkategorier håndterer hensatte midler, som er bevilget til et specifikt formål/område og efterfølgende uddeles løbende.
Rammebevillinger
Giver mulighed for at oprette bevillingsrammer. Bevillingerne kan herefter trækkes fra bevillingsrammerne så man på den måde, løbende kan se, hvor meget der er uddelt fra de enkelte rammer.
Sagsbehandlere
Mulighed for at knytte sagsbehandlere på de enkelte sager. Der skelnes mellem eksperter, sagsbehandlere og øvrige brugere. Eksperter har begrænsede rettigheder.
Sprogversioneringer
Ansøgningsskemaerne kan tilbydes ansøger i de sprog I ønsker.
Board (indersiden af systemet) kan pt. laves på dansk eller engelsk.
Søjlevisning
Mulighed for at styre hvilke data der vises på oversigten med ansøgninger. Der kan eksempelvis laves én søjlevisning til brug for sagsforberedelse, en anden til brug for bestyrelsesmøder osv.
Søsterfonde
Ved at definere Grantone-løsningerne som søsterfonde, er det muligt at flytte sager mellem systemerne og se historik på tværs. Søsterfonde, kan nøjes med at dele udvalgte kategorier.
Tags
Tags kan benyttes til at angive en beslutnings- eller proces-status. Tags kan også anvendes restriktivt, så en bruger kun kan se sager med et bestemt tag. Tags kan benyttes i kombination med automatik for øget procesoverblik og -kontrol.
Tjeklister
Mulighed for at oprette opgave-/tjeklister og knytte dem på de enkelte sager samt sætte et kald (deadline) op på opgaverne og modtage mailnotifikationer.
Udenlandsk valuta
Med Valuta modulet kan ansøger vælge hvilken valuta de ønsker at ansøge i og ligeledes få en bevilling udbetalt til en udenlandsk bank.
Vurderingskriterier
Mulighed for at definere vægtede vurderingskriterier. Ansøgningerne kan efterfølgende vurderes kvantitativt på hvert enkelt kriterie og opnå en samlet vægtet score. Der kan tilføjes en kommentar til hver score. Hvis flere forskellige brugere vurderer samme ansøgning, genereres en konsensus-score.
Tilkøbsmoduler
GrantOne tilkøbsmoduler repræsenterer udvidelser til den grundlæggende legatadministration, hvor relevansen af modulet afhænger af den enkelte GrantOne kunde. Modulerne kan især være værdiskabende og tidsbesparende, hvis I har høj legatvolumen og sagskompleksitet, eller hvis I har behov for integrationer til andre IT systemer.
Massehandlinger
GrantOne værktøj hvor brugeren kan definere tidsbesparende massehandlinger. Eksempler kan være at sende afslag, sende beskeder til ansøger fra en skabelon-liste, konvertere indstillede beløb til anbefalede beløb, bekræfte anbefalede beløb og sende i bevillingskontrol. Massehandlinger kan håndtere et ubegrænset antal ansøgninger i én handling.
GrantOne AGENDA
Komplet mødemodul til håndtering af alle mødetyper. Med GrantOne AGENDA kan der oprettes mødeindkaldelse, dagsorden med link til mødedokumenter, inkl. direkte adgang til ansøgningerne i GrantOne, dannelse af referat og indhentning af digital signatur til mødereferatet. Der kan oprettes noter og bookmarks i de enkelte dokumenter.
AI
Spar bunker af tid med AI assisteret sagsbehandling eks. til generering af resumé, vurdering eller chat på ansøgningen. AI kan også scanne og krydstjekke dokumenter for oplysninger eller søgeord. Output er altid i kladdeformat, så I kan kontrollere kvaliteten inden udgivelse. GrantOne AI leveres med standard-prompts, men I kan også selv oprette og tilpasse prompt-skabeloner og tilknytte dem de enkelte ansøgningskategorier.
Økonomisystem
Bevillinger, udbetalinger, nedskrivninger og tilbagebetalinger danner automatisk en række posteringer til bogføring, som automatisk overføres til jeres eksisterende økonomisystem. Vi har udviklet en e-conomic app, men GrantOne kan integreres til alle standard økonomisystemer, f.eks. MS BC 365.
Skatteindberetning
GrantOne danner automatisk en e-Indkomst-fil ud fra de skattekoder, der er tilknyttet de enkelte kategorier. E-indkomstfilen downloades i GrantOne for efterfølgende upload på SKAT's hjemmeside.
Danmarks Statistik
Komplet modul til besvarelse af Danmarks Statistik's spørgsmål på de enkelte ansøgninger, eller via en massehandling. Efterfølgende downloades filen og oploades på Danmarks Statistiks' hjemmeside.
Dashboard
Grafisk fremstilling af metadata på tværs af ansøgninger. Standard integration til Apache Superset, men GrantOne kan også kobles til Power-BI via kundens egen data-lake.
SMS Tjeneste
Mulighed for automatisk udløst sms til ansøger med advisering om nyt på ansøgningen.
Bankintegration
GrantOne kan varetage system til system overførsel af betalingskladder til alle danske betalingsinstitutter. Overførsler håndteres via BankConnect, Danske Bank District eller Danske Bank Forvaltningsafdeling.
Single Sign On (SSO)
Hvis I benytter SAML 2.0 SSO som central brugeradgang til jeres IT-systemer, kan GrantOne login konfigureres til at indgå i jeres eksisterende SSO.