Laurits Andersens Fond
admin
Laurits Andersens Fond havde gennem nogen tid undersøgt mulighederne for en digitalisering af Fonden og dens arbejdsgange. Fonden så desuden en tendens til faldende kvalificerede legatansøgninger, som muligvis skyldtes et krav om at sende ansøgning med almindelig post.
Som en mindre Fond havde Fonden svært ved at finde et standardiseret, enkelt og brugervenligt fondsadministrationssystem, der opfyldte Fondens ønsker til en fornuftig pris.
Grants fondsadministrationssystem er designet til blandt andre mindre fonde og dækkede det Fonden havde behov for. Samtidig løste systemet Fondens udfordring med at opfylde kravene til behandling af personfølsomme data, rundsendelse i bestyrelsen af fortrolig information og større filer m.v.
GrantOne leveret sammen med en hjemmeside
Da Fonden gerne ville sikre et uproblematisk samspil mellem hjemmeside og administrationssystem og desuden opnå større sikkerhed i bl.a. driften af hjemmesiden, bad vi Grant lave en ny hjemmeside til Fonden. Det har vi været meget glade for. Grant står nu også for hosting af Fondens hjemmeside, med større sikkerhed og back up end Fondens hidtidige leverandør og så oveni købet på mere fordelagtige vilkår.
Efter en forudgående præsentation for hele bestyrelsen valgte Fonden en GrantOne Premium løsning. Overgangen til elektronisk fondsadministration er forløbet meget tilfredsstillende og indenfor de aftale tidsrammer i et positivt og konstruktivt samarbejde med Grant. Fonden oplevede stor imødekommenhed for tilpasning af systemet. Vi har desuden kunne lægge mange af vores templates til breve til ansøgere m.v. direkte ind i systemet.
Det var for Fondens valg af system afgørende, at vi løbende kunne få hjælp til igangsætningen og drift af systemet. Det har Grant opfyldt tilfulde – de har været meget nemme at komme i kontakt med, ringer altid tilbage og besvarer hurtigt rejste spørgsmål på kvalificeret vis.
Bestyrelsen har taget godt imod GrantOne
Medlemmerne af Fondens bestyrelse har fundet systemet meget intuitivt og brugervenligt – også uden lang forudgående træning og nemmere at bruge end andre fondsadministrationssystemer.
På bestyrelsesmøderne er det f.eks. blevet væsentlig enklere og overskueligt at se og følge størrelsen af de bevilgede beløb i forhold til det til rådighed værende beløb.
Selvom Fonden kun har brugt fondsadministrationssystemet i godt 6 mdr., kan vi allerede nu se en effektivisering og lettelse af Fondens administration og ikke mindst i kommunikationen mellem administration og bestyrelse.
Som administrator har systemet givet hurtigere og bedre overblik over ansøgninger med gode muligheder for at sortere og lave let tilgængelige kommentarer til de enkelte ansøgninger. Samtidig har administrationen fået nye muligheder, som f.eks. forøget kommunikation med ansøgere – om blandt andet manglende dokumentation – på en enkel, effektiv og fortrolig måde.
Systemets direkte opkobling til Danske Forvaltning har betydet en administrativ forenkling og et bedre overblik, men ikke mindst en større sikkerhed i forbindelse med oversendelse og udbetaling af legater.
Tue Tyge Møller
Administrator
NRGi
admin
NRGi Værdipulje er det østjyske, andelsejede energiselskab NRGi’s pulje til støtte af lokale projekter og initiativer, der er med til at understøtte selskabets strategi ”Sammen skaber vi fremtiden”.
NRGi etablerede NRGi Værdipulje i 2016 og udlodder årligt en andel af selskabets resultat til lokale projekter. Indtil videre har vi uddelt støtte til godt 250 projekter.
Behandlingen af de godt 200 årlige ansøgninger har tidligere været håndteret gennem forskellige IT-systemer. Og i foråret 2021 besluttede vi at skifte til GrantOne.
Dette skift har været en meget positiv oplevelse. Både i forbindelse med konverteringen af de tidligere ansøgninger til GrantOne og den efterfølgende tilpasning af vores procedurer i forbindelse med det nye system.
På trods af den traditionelle tilgang – at vi bare skulle have noget, som kunne gøre det samme som tidligere – blev vi til stadighed udfordret af medarbejderne fra GrantOne. De gik aktivt i dialog med os og kom med forslag til nye og forbedrede processer, som gjorde administrationen af ansøgningerne og bevillingerne væsentlig lettere og ikke mindst mere sikker. Der er i GrantOne afprøvede sikkerhedsrutiner. Herunder ikke mindst i forhold til de store krav om håndtering af personfølsomme data.
GrantOne har mange ”kasser” eller nærmere moduler. Med den rigtige sammensætning af moduler kom vi langt. Og de næste skridt bliver sammen med GrantOne at udvikle enkelte moduler, som kan gøre vores administrative håndtering og vurdering af ansøgninger endnu mere skarp, og derigennem gøre udvalgets endelige beslutningsproces lettere. Og i sidste ende også noget, som vil komme de øvrige brugere af GrantOne til gavn i et koncept, hvor de lægger gode ideer ind i en fælles pulje gennem udbud af endnu flere moduler.
Samlet set en oplevelse af en servicemindet og lyttende organisation, som altid er tilgængelig og klar med konstruktiv feedback og gode løsninger.
Systemet er intuitivt at tilgå – både som ansøger, administrator og bestyrelse.
Ole Svenningsen
NRGi – Sekretariatschef
Marie og M.B. Richters Fond
admin
Fabrikant Morten Balthazar Richter (1868-1943) etablerede i 1908 Telefon Fabrik Automatic, som hovedsagelig fabrikerede telefonmateriel af højeste kvalitet. Virksomheden fusionerede i 1968 med Store Nordiske Koncernen. I 1937 stiftede fabrikanten Marie & M.B. Richters Fond.
Fonden støtter tidligere medarbejdere på Telefon Fabrik Automatic. Herudover er det fondens formål at yde legater til bl.a. studierejser, almenvelgørende institutioner og personer i økonomisk trang.
Ansøgningsproceduren før og nu
Til disse formål indgik der tidligere mere end 500 ansøgninger om året. Før digitaliseringen foregik bestyrelsens sagsbehandling på den måde, at ansøgningerne med direktørens indstillinger blev bragt i cirkulation mellem bestyrelsesmedlemmerne med henblik på endelig beslutning på årets to bestyrelsesmøder. Sagsbehandlingen var noget omstændelig, og der var behov for effektivisering. Den har vi opnået med GrantOne systemet. Vi valgte Premium pakken. Ansøgningsmodulet opdelte vi i fem kategorier. Vi lagde stor energi ikke mindst i udviklingen af ansøgningsskemaerne, hvor vi ved hjælp af ”stopklodser” får en målrettet sortering inden for de fem kategorier. På den måde sikrer vi, at de ansøgninger, som kommer igennem til bestyrelsens behandling, ikke alene opfylder fondens formål, men også de dokumentationskrav og aktuelle fokusområder, som bestyrelsen har fastsat.
Vi har valgt den arbejdsmetode, at direktøren først udarbejder indstillinger på de ansøgninger, som er kommet igennem ”nåleøjet”. Når dette arbejde er udført, går bestyrelsesmedlemmerne i gang med deres vurderinger. De kan ifølge sagens natur gøre det, når det er belejligt, og de er således fuldstændig fri for det tidspres, som fulgte af den tidligere papirbårne cirkulation.
Overblik på bestyrelsesmødet
Når vi kommer frem til bestyrelsesmøderne, er der på forhånd klarhed over, hvilke ansøgninger der er enighed om, og hvilke der kræver en drøftelse. ”Stopklodserne” og overblikket over, hvad der skal drøftes, giver en effektiv anvendelse af bestyrelsesmedlemmernes tidsforbrug.
Meddelelser om tildelte legater og udbetalingerne sker selvsagt digitalt – hurtigt og rationelt. Systemet sender automatisk afslag til de ansøgere, som ikke opnår støtte – en forøgelse af serviceniveauet i forhold til tidligere. Det er en tryghed, at der er knyttet en databehandleraftale til kontraktforholdet.
God pædagogisk undervisning
Samvirket med GrantOne både under udviklingen og nu under driften er meget fint. Der er givet en god og pædagogisk undervisning til både bestyrelsen og administrationen. Der vil altid forekomme ”børnesygdomme”, når man transformerer en papirbåren administration til et digitalt system, og der vil altid være behov for tilpasninger, når man har indhøstet de første digitale erfaringer.
Vi oplever, at GrantOne giver en hurtig og servicemindet respons – de har en udtalt vilje til at forstå og løse vores ønsker og behov. Vi er meget tilfredse med systemet, der har lettet ansøgningsarbejdet i betydeligt omfang.
Peter Løgstrup
Advokat (H), partner
Direktør og Administrator
Lemvigh-Müller
admin
Med to fonde, der begge har flere forskellige ansøgningskategorier og tilhørende underkategorier, havde vi behov for et fondssystem, der kunne administrere de forskellige brugergrupper og kategorier.
Kategorierne spreder sig over legater til familien, nuværende -og tidligere medarbejdere, rejselegater til studerende med tilknytningsforhold til specifikke uddannelsesinstitutioner eller medarbejdere, samt legater med et almennyttige sigte, herunder sociale, kulturelle og produktive formål.
Derudover gjorde nye skærpede krav til Persondataforordningen (GDPR), at fondene havde brug for en løsning, der sørgede for, at ansøgningsprocessen, behandlingen af ansøgningerne samt al dokumentation i forbindelse hermed, efterlevede de nye krav.
Specialtilrettede ansøgningsskemaer
De mange kategorier i fondene gjorde, at der skulle udarbejdes flere forskellige ansøgningsskemaer, der hver især skulle skræddersys til lige netop den pågældende kategori med tilhørende underkategorier. Nogle skemaer skulle have felter, der udfyldtes automatisk, nogle skulle generere upload af dokumentation ved klik i specifikke underkategorier, nogle skemaer skulle udelukkende kunne tilgås ved invitation og andre gennem link på hjemmesiden.
Det lykkedes for GrantOne, at løse disse opgaver og det letter ansøgningsprocessen for ansøgerne, da de ikke er i tvivl om hvilke krav, der er til dokumentation. Ansøgerne har oprettet en profil, der gør, at de ikke skal indtaste kontaktoplysningerne på ny, hver gang de ansøger fondene. Ansøgerne logger ind med NemID, hvilket giver os en sikkerhed for at ansøgerens hensigter er reelle. Selve administrationen af ansøgningerne er også blevet nemmere, da de nu kommer ind i fondssystemet med alle de nødvendige informationer. Inde i fondssystemet er der mulighed for at kommunikere direkte med ansøger, så hvis man ønsker yderligere dokumentation eller information, kan man nemt få ansøger til at uploade denne.
I processen opstod der nye behov og idéer til løsning af problemstillinger og GrantOne har været meget lydhøre i forbindelse med at implementere løsninger, der kunne tilgodese disse specifikke behov. Bl.a. kan nævnes, at vi har haft brug for flere templates til mailbesvarelse af ansøgninger, behov for udtræk af lister med specifikt indhold på Excel og dialog inde fra systemet med HR-afdeling i forbindelse med medarbejderlegater. Da al kommunikation og dokumentation nu er samlet i fondssystemet, der garanterer for overholdelse af GDPR-reglerne og for eksempel automatisk sletter ansøgninger, der har fået afslag, slipper vi for makulering og sletning af mailkorrespondance, der kunne indeholde personfølsomme oplysninger.
Derudover havde vi et internt behov for, at administrationen og bestyrelsen fik fuld adgang til alle ansøgninger ved hjælp af fondssystemet, så vi ikke længere skulle printe og efterfølgende sende de indstillede ansøgninger ud med post. Da diverse referater, mødeindkaldelser og andre dokumenter, der skal tilgå bestyrelsen, også ligger inde i fondssystemet, kan vi nu blot kontakte bestyrelsen via mail og bede dem orientere sig via GrantOne. Det interne notesystem gør det muligt at skrive egne noter samt fælles noter til hver ansøgning, så både bestyrelse og administration kan skrive og læse hinandens kommentarer. Det giver bestyrelsen et godt fundament at træffe beslutninger ud fra.
Introduktion for bestyrelsen
Bestyrelsen har fået en grundig introduktion til GrantOne og har taget godt mod den nye løsning, der giver dem mulighed for at tilgå alle ansøgningerne i systemet. Brugerfladen er forholdsvis intuitiv og med farvekoder, diagrammer, periodeoversigt og sorteringsmuligheder, der gør det muligt at orientere sig i ansøgningerne fra den valgte periode, hvilke kategorier de tilhører, hvilke beløb, der er søgt og hvor meget, der er tilbage af rammebeløbet.
Det har været en spændende og til tider udfordrende rejse at overgå fra et mere håndholdt fondssystem til et fuldt digitaliseret system men vi har følt, at vi har været i gode hænder hos GrantOne hele vejen.
Maria Vind, Administrator
S.C. Van Fonden
admin
S.C. Van Fonden blev etableret af Daloons grundligger Sai-Chiu Van. Det oprindelige navn var Daloon Fonden, men ved grundlæggerens død i 2003 skiftede fonden navn til S. C. Van Fonden.
Fondens primære formål er at støtte dansk-kinesisk kultursamarbejde. Derudover støtter Fonden danske studerendes studieophold på kinesiske universiteter og kinesiske studerendes studieophold i Danmark.
Vi er nu igennem det første år med GrantOne, og både bestyrelse og administration er yderst tilfredse med systemet, som i stor grad har effektiviseret arbejdsgange både for administration og bestyrelsesmedlemmer. Før GrantOne løsningen modtog vi årligt omkring 300 papiransøgninger i 5 eksemplarer, og vores krav til dokumentation afstedkom bilag i store mængder. Det var meget tungt administrativt både før og under bestyrelsesmøderne, og med GDPR problematikken og af hensyn til miljøet, så vi os om efter en digital løsning.
Efter et indledende møde, hvor GrantOne udviste stor indlevelse i vores specifikke problemetikker og forskellige ansøgningskategorier, var det ikke svært at beslutte, at vi havde fundet den samarbejdspartner, der skulle lede os ind i det digitale univers.
I det forløbne år,er der sket tilpasning og udvikling af systemet, så det i stadig højere grad svarer til vores specifikke behov. Både bestyrelse og administration har naturligvis været igennem en tilvænningsproces, og vi har haft brug for en tæt dialog med GrantOne undervejs. Hver gang har vi mødt forståelse for vores udfordringer.
Serviceniveauet hos GrantOne er forbilledligt. De har til enhver tid været til rådighed, hjulpet med rådgivning og ordnet eventuelle problemer i løbet af få timer.
GrantOne har udvist en helt unik forståelse for vores behov og udfordringer, og samarbejdet i det forløbne år har været en fornøjelse.
Susanne Benn
Daglig leder
Spar Nord Fonden
admin
Spar Nord Fonden støtter almennyttige projekter inden for kultur, social og fritid med donationer, der kan mærkes. Bevillingerne skal gøre en reel forskel for mennesker, foreninger og fællesskaber, og fonden uddeler både lokalt, regionalt og nationalt.
Spar Nord Fonden modtager årligt et stort antal ansøgninger hvilket kræver at vores ansøgnings- og administrationssystem kan sikre effektive og smidige arbejdsgange og imødekomme bestyrelsens og medarbejdernes behov for brugervenlighed. Samtidig er det afgørende, at vi kan tilbyde ansøgere en tryg og professionel ansøgningsproces – alt sammen har vi fået med GrantOne.
Effektivitet og overskuelighed
Med GrantOne er papirkrævende rutiner blevet digitaliseret, og hele administrationen er placeret online. Samtidig er behandlingen gjort effektiv og overskuelig, fra håndtering af ansøgninger, sagsbehandling, godkendelsesprocedurer, til eksport af data og udbetaling af midler.
Det er dermed muligt for os at samle al information om de enkelte ansøgninger i et lukket system, hvor vi er sikret en høj standard for compliance, tilgængelig og sikker kommunikation mellem Spar Nord Fonden og ansøger
Udvikling og samarbejde
Samarbejdet med Grant ApS har været yderst professionelt og med en tydelig orientering mod muligheder frem for begrænsninger. I forbindelse med implementering af GrantOne havde vi en række ønsker til systemet, og Grant ApS har på baggrund heraf bidraget med sparring og forslag til nye innovative løsninger. Grant ApS har i samarbejdet formået at handle hurtigt og effektivt uden at gå på kompromis med løsningerne. Vi har dermed fået et ansøgnings- og administrationssystem, som langt over forventning understøtter Fondens processer og arbejdsgange.
Om Spar Nord Fonden
Med en årlig uddelingsramme på 50-70 millioner kroner, støtter Spar Nord Fonden projekter og foreninger i hele landet. Spar Nord Fonden yder årligt cirka 800 bevillinger til forskellige fællesskaber inden for områderne kultur, social og fritid.
Claus Hald Andreasen
Projektchef