Aarhus Kommune

Kultursekretariatet er desuden sekretariat for Kunstrådet, Billedkunstrådet og Musikrådet. De tre råd behandler ansøgninger til kunstfaglige puljer og rådgiver forvaltningen og politikere i kunstfaglige spørgsmål. Derudover fungerer sekretariatet også som fondssekretariat til Kirsten Overgaard Hjortholm Olsen og Gunnar Steen Jacobsens Familiefond, som støtter kunst- og kulturlivet i Aarhus Kommune med fire årlige legater på hver 300.000 kr.

Kultursekretariatet modtager årligt omkring 1000-1500 ansøgninger på tværs af de 15 puljer. Ansøgningerne har tidligere har været behandlet igennem et system vi fik udviklet for 10-12 år siden. Efterfølgende har fonds- og puljeverden ændret sig markant, og vi så derfor ind i at skulle finde et nyt ansøgnings- og administrationssystem, som kunne være med til at sikre effektive og smidige arbejdsgange uden at gå på kompromis med brugervenlighed og driftssikkerhed.

Derfor valgte vi i efteråret 2024 af skifte til GrantOne. Vi er stadig i gang med implementeringen af vores puljer og migreringen af alle vores sager fra det gamle system. Det har været en meget positiv proces med et godt samarbejde, hvor vi har oplevet stor lydhørhed ift. vores ønsker og hvor der er fundet løsninger, som tilgodeser alle brugeres behov. GrantOne har også udfordret på måden vi tidligere har gjort tingene på, for at opnå endnu smidigere arbejdsgange og processer – og det må vi sige at vi har fået.

Selvom vi endnu ikke er færdige med implementeringen af systemet, oplever vi allerede nu positiv feedback fra både ansøgere, sagsbehandlere og kunstfaglige råd. Systemet er brugervenligt og intuitivt at bevæge sig rundt i, og vi glæder os til at tage det endeligt i brug.

Mariann Skytthe
Administrativ medarbejder